Das Stadtarchiv Gladbeck hat eine durch das Archivgesetz NRW festgelegte Doppelfunktion. Wir sind als Teil der Verwaltung zugleich und zunächst mit Aufgaben der Rechtssicherung betraut. Als Querschnittsdienstleister entlastet die Dienststelle „Archiv“ die Kommunalverwaltung Gladbeck von ihrem Schriftgut, und zwar durch die regelmäßige Übernahme von archivwürdigen Unterlagen und die Freigabe von nichtarchivwürdigen Unterlagen zur Kassation, unabhängig davon, ob die Unterlagen in analoger oder digitaler Form vorliegen.

Damit ist eine unverzichtbare Funktion für die Gesamtkommune benannt, denn im Hinblick von datenschutzkonformer Archivierung und Vorfeldberatung der städtischen Dienststellen leistet das Archiv der Stadt Gladbeck einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Rechtssicherheit kommunalen Verwaltungshandels. Sie finden an dieser Stelle eine Zusammenstellung der in den letzten Jahren erreichten Meilensteine, die die Bandbreite der archivgesetzlichen Kernaufgaben unterwegs zum modernen Informationsdienstleister für die Stadtverwaltung Gladbeck verdeutlicht.

Werden in der Welt analoger Archive Originale erhalten, sind es in der digitalen Archivierung nur noch Informationen. Diese müssen, um in Zukunft weiterhin lesbar zu sein, im digitalen Archivmagazin unbedingt vom Datenträger getrennt und nach einigen Jahrzehnten in ein neues Format übertragen werden. Das ist das Verfahren der Migrationsstrategie, in der digitale Archive nur noch Kopien von Kopien von Kopien erhalten und wo nach jeder Übertagung gefragt wird, ob die neu erstellten Objekte im Kern noch den ursprünglich übernommenen entsprechen – ob sie als authentisch gelten können.

Seit dem 6. Dezember 2024 betreibt die Stadt Gladbeck, als erste Kommune im Kreis Recklinghausen, ein digitales Langzeitarchiv im Produktivbetrieb nach ISO 14721. Das Datum markiert den Beginn einer neuen vorgeschriebenen Pflichtaufgabe der Kommune, die das Stadtarchiv Gladbeck vor neue fachliche, organisatorische, technische und personelle Herausforderungen stellt, die mit einem weiteren Zuwachs des bereits jetzt umfangreichen archivischen Aufgabenspektrums verbunden ist.

Nur durch die Einrichtung eines funktionsfähigen digitalen Langzeitarchivs ist es der Kommunalverwaltung Gladbeck auch in Zukunft möglich, ihre aktenbildenden Fachdienststellen durch die regelmäßige, datenschutzkonforme Übernahme von archivwürdigen digitalen Daten und Informationen sowie durch die Freigabe von nichtarchivwürdigen Records zur Kassation/Vernichtung zu entlasten. Ohne digitales Langzeitarchiv keine Rechtskonformität im Verwaltungshandeln.

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Als Teil der Stadtverwaltung ist auch das Stadtarchiv Gladbeck im Rahmen der organisationsinternen Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) zur Digitalisierung der eigenen Schriftgutverwaltung verpflichtet. Darauf bereitete sich das Stadtarchiv seit Herbst 2024 zunächst durch das Anlegen der Berechtigungsgruppen und die Freischaltung der Archivbeschäftigten zur Nutzung des Dokumentenmanagementsystems/E-Akte vor, ehe Mitte 2025 die Neufassung des elektronischen Aktenplans für die Dienststelle „Archiv“ abgeschlossen und die Teilnahme der Beschäftigten am Schulungsprogramm der IT erfolgen konnte.

Seit 1. Januar 2026 hat das Stadtarchiv Gladbeck seine papierförmige Registratur auf elektronische Vorgangsbearbeitung umgestellt, sodass im Februar 2026 die letzten Aktenschränke (unter Zwischenarchivierung mehrerer hundert Akten) aus der Dienststelle entfernt werden konnten.

Das Grundgerüst für das Bilden und Kennzeichnen der im Stadtarchiv Gladbeck fortan nur noch elektronisch geführten Akten ist der systematisch nach Aufgaben gegliederte Aktenplan, der sich an den normativen Vorgaben und Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement orientiert. Durch die Neufassung des Aktenplans werden zukünftig alle Aufgabenbereiche und pflichtigen Querschnittsdienstleistungen des Stadtarchivs vorausschauend im gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystem abgebildet und belegt.

Die revisionssichere Ablage von Dokumenten und Vorgängen nach Aktenplan bedeutet einen Quantensprung in der Archiventwicklung der letzten drei Jahrzehnte! Mit der E-Akte lassen sich zum ersten Mal seit der Computerisierung der Einrichtung in den 1990er-Jahren alle potentiell anfallenden Hauptakten in einem Vorgangsbearbeitungssystem unabhängig von Ort und Bürozeit zusammenführen. Zentrale Geschäftsprozesse wie die Bearbeitung von Nutzeranfragen können ab sofort so abgewickelt werden, dass ein gleichzeitiger Zugriff auf den jeweiligen Vorgang ohne Redundanzen und Zeitverzögerung möglich ist.

Die Erwartung dahinter: bessere Organisation infolge verbesserter Ablagesystematik der elektronischen Anträge, Berichte, Mitteilungen und Bescheide.