Bis in das 19. Jahrhundert wurden Daten zu Geburten, Heiraten und Sterbefällen allein durch die Kirchenbücher abgebildet. Mit dem Personenstandsgesetz von 1874 wurden in Preußen und den preußischen Gebieten, zu denen auch die Kreise Coesfeld und Lüdinghausen zählten, zum 1. Oktober 1874 die Personenstandsregister eingeführt. Ab dem 1. Januar 1876 wurden im gesamten Deutschen Kaiserreich Personenstandsfälle erhoben. Mit Inkrafttreten des Gesetzes ging die Erfassung der Personenstandsfälle auf die Standesämter über. Es wurde somit eine einheitliche, konfessionsunabhängige Erfassung aller Geburten, Heiraten und Sterbefälle eines Standesamtsbezirks sichergestellt.

Mit der Gesetzesnovellierung des Personenstandsgesetzes im Jahre 2009 wurden Fortführungsfristen eingeführt, nach denen die Register sowie die dazugehörigen Sammelakten dem zuständigen Kommunalarchiv anzubieten sind. Die Erstbücher sowie die archivwürdigen Sammelakten können ab diesem Zeitpunkt in das Archiv überführt werden. Bei Geburtsregistern beträgt die Fortführungsfrist im Standesamt 110 Jahre, bei Heirats- und Lebenspartnerschaftsregistern 80 Jahre und bei Sterberegistern 30 Jahre. Stand 2025 sind somit die Geburtsregister der Jahre 1874 - 1914, die Heiratsregister der Jahre 1874 - 1944 und die Sterberegister der Jahre 1874 - 1994 in das Archiv zu überführen. Da die Registerbände teilweise mehrere Jahre umfassen und erst nach Ablauf der Frist für das gesamte Buch übergeben werden können, kann es allerdings vorkommen, dass diese Fristen nicht für jedes Standesamt jahresgenau eingehalten werden können.

Auskünfte aus den Personenstandsregistern, deren Fortführungsfristen noch nicht abgelaufen sind, sind beim jeweiligen Standesamt einzuholen.
 

Mit Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen den Kommunen Ascheberg, Billerbeck, Havixbeck, Lüdinghausen, Nordkirchen, Nottuln, Olfen, Rosendahl, Senden und dem Kreis Coesfeld ist das Kreisarchiv, als nunmehr zuständiges Kommunalarchiv, grundsätzlich auch für die Übernahme der Standesamtsüberlieferung verantwortlich. Folgende Kommunen haben ihre Register nach Ablauf der Fortführungsfristen bereits in das Kreisarchiv überführt:

• Billerbeck
• Rosendahl