Das Stadtarchiv Kaarst ist das zentrale Gedächtnis der Stadt. Es wurde 1978 als Teil der Stadtverwaltung errichtet und erstmals hauptamtlich besetzt. Seit 1994 ist es im Untergeschosses des Rathauses Am Neumarkt untergebracht.

Das Stadtarchiv hat die Aufgaben, Archivgut zu bilden, zu erhalten, zu erschließen, bereitzustellen sowie zu erforschen und zu vermitteln. Es ist zuständig für die Unterlagen des Stadtrats und der Stadtverwaltung sowie der städtischen Einrichtungen wie Schulen, Kindergärten und die der Gebäudewirtschaft Kaarst. Diese so genannten anbietungspflichtigen Stellen haben alle Unterlagen, dem Stadtarchiv zur Übernahme anzubieten, sobald diese nicht mehr für die laufende Aufgabenerledigung benötigt werden. Das Stadtarchiv entscheidet nach archivfachlichen Kriterien, welche Unterlagen archivwürdig sind und welche vernichtet werden müssen. 

Um aus dem Archiv der Stadtverwaltung, das Archiv der Stadt Kaarst zu machen, ist es erforderlich, das amtliche Archivgut durch Nichtamtliches zu ergänzen. Das geschieht durch die Übernahme von Unterlagen von Parteien, Vereinen, Verbänden, Personen und anderen Akteuren der Stadtgesellschaft sowie das Sammeln bereits veröffentlichter Unterlagen wie Broschüren und Plakaten.

Archivgut ist unveräußerlich. Es ist auf Dauer sicher zu verwahren. Es ist in seiner Entstehungsform zu erhalten. Es ist nach archivfachlichen Erkenntnissen zu bearbeiten und vor unbefugter Nutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung zu schützen. Um das Archivgut dauerhaft zu erhalten, wird es von Metallteilen und Klebungen befreit. Es wird in säurefreie Mappen und Archivkartons verpackt. Als weitere konservatorische Schutzmaßnahme wird darauf geachtet, dass im Archivmagazin eine konstante Temperatur herrscht und die Schwankungen bei der Luftfeuchtigkeit gering ausfallen. Wenn es erforderlich ist, werden beschädigte Archivalien konservatorisch und restauratorisch bearbeitet.

Archivguterschließung bedeutet, die Unterlagen zu ordnen und zu verzeichnen, um die Unterlagen recherchierbar und damit zugänglich zu machen. Kurzum: Alles was nicht erschlossen ist, ist nicht recherchierbar und dem entsprechend auch nicht nutzbar. Jede Archivalie wird einem Archivbestand zugeordnet und im Archivinformationssystem verzeichnet. Dabei erhält es eine eindeutige Signatur, unter der es verwahrt wird. Es erhält einen Titel, das seinen Inhalt treffend umfasst. Ggf. wird der Inhalt noch näher beschrieben. Daneben wird auch noch die Entstehungszeit der Archivalie bestimmt. 

Das Stadtarchiv ist ein öffentliches Archiv. Jeder hat nach den archivrechtlichen Maßgaben das Recht, Archivgut auf Antrag zu nutzen. Mit diesem Grundsatz erfüllt das Stadtarchiv auch eine demokratische Funktion, in dem es das Verwaltungs- und politische Handeln transparent macht. Es stehen zurzeit zwei Besucherarbeitsplätze zur Einsichtnahme in originales Archivgut sowie ein PC-Arbeitsplatz zur Recherche im Archivinformationssystem und zur Einsichtnahme in bereits digitalisierte Bestände wie Fotografien sowie Zivil- und Personenstandsregistern zur Verfügung. Die Bereitstellung von Bestandsinformationen auf der städtischen Internetseite und im Archivportal Archive NRW wird zurzeit ausgebaut.

Forschung heißt im Falle des Stadtarchivs nichts Anderes als Stadtgeschichte zu erforschen und zu vermitteln. Das Stadtarchiv ist die einzige Institution in Kaarst, die sich professionell mit der Stadtgeschichte befasst. Geschichtsforschung ist ein dynamischer Prozess, der nie abgeschlossen sein wird. Geschichtsforschung lebt davon, dass Quellen und Forschungsergebnisse hinterfragt und diskutiert werden. Das Stadtarchiv beteiligt sich an Ausstellungen, am Tag der Archive und am Tag des offenen Denkmals. Der Stadtarchivar hält Vorträge bei Historischen Themenabenden oder auf Einladung von Vereinen, die hin und wieder in überarbeiteter Form publiziert werden. Für kleinere Gruppen gibt es auch die Möglichkeit, Führungen durch die Räume des Stadtarchivs zu vereinbaren. Alle stadtgeschichtlichen Beiträge der letzten Jahre sind auf der Internetseite der Stadt in der Rubrik Stadtgeschichte abrufbar.